Odpisy aktualizujące należności na 31 grudnia: odpis w księgach to jeszcze nie koszt

Dwie listy, które wyglądają jak jedna

Co grudzień biuro z klientami na pełnych księgach przygotowuje listę należności do odpisania. Większość biur robi jedną listę. Potrzebne są dwie.

Pierwsza to odpis bilansowy: kwota, o którą zmniejsza się wartość należności w bilansie, bo prawdopodobnie nie zostaną zapłacone. Ustawa o rachunkowości (art. 35b) wymaga go najpóźniej na dzień bilansowy, a sam odpis obniża wynik klienta.

Druga to część odpisu, która jest kosztem podatkowym. Według ustawy o CIT odpisy aktualizujące co do zasady nie są kosztem (art. 16 ust. 1 pkt 26a). Wyjątek jest wąski: odpis na należność wcześniej zaliczoną do przychodów, której nieściągalność została uprawdopodobniona (art. 16 ust. 2a). W PIT podobna zasada obowiązuje podatników na pełnych księgach.

Te listy się pokrywają, ale rzadko są identyczne. Klient z odpisem 25% na wszystko, co jest przeterminowane ponad pół roku, może mieć część podatkową bliską zeru. Jeden dłużnik, który w listopadzie wszedł w upadłość, może odpowiadać za większość tej części.

Kiedy biuro prowadzi jedną listę, dzieje się jedno z dwojga. Albo w zeznaniu cały odpis ląduje w kosztach, a kontrola cofnie to z odsetkami, albo nie trafia tam nic i klient przepłaca podatek mimo realnej straty.

Strona bilansowa: polityka, nie intuicja

Art. 35b wymienia sytuacje, w których odpis jest potrzebny: dłużnicy postawieni w stan likwidacji lub upadłości, należności kwestionowane lub zalegające, których zapłata nie jest prawdopodobna, i należności o znacznym ryzyku nieściągalności, jeśli uzasadnia to rodzaj działalności lub struktura odbiorców. Ta ostatnia kategoria pozwala na odpis ogólny według przedziałów przeterminowania.

Ustawa nie podaje procentów. Typowa polityka wygląda mniej więcej tak:

Przeterminowanie	Odpis
do 90 dni	0%
91–180 dni	25%
181–365 dni	50%
ponad 365 dni	100%
dłużnik w likwidacji / upadłości	100%

Liczby są przykładowe. Ważne, żeby były zapisane w polityce rachunkowości klienta przed końcem roku. Wtedy grudniowe wyliczenie jest mechanicznym zastosowaniem reguły, a nie negocjacją z klientem, jak dobrze ma wyglądać wynik.

Odpis idzie w pozostałe koszty operacyjne (albo koszty finansowe, jeśli dotyczy odsetek). Kiedy należność zostanie później zapłacona albo spisana, odpis rozwiązuje się albo zostaje wykorzystany.

Strona podatkowa: uprawdopodobniona, nie tylko stara

Żeby odpis był kosztem podatkowym, należność musi być wcześniej zaliczona do przychodów. To wyklucza na przykład odpis na kapitał pożyczki albo na odsetki, których nigdy nie ujęto w przychodach.

Potem nieściągalność musi być uprawdopodobniona. Ustawa o CIT podaje przykłady: dłużnik jest w likwidacji lub upadłości, otwarto wobec niego postępowanie restrukturyzacyjne, wierzytelność potwierdził prawomocny wyrok i skierowano ją do egzekucji albo dłużnik kwestionuje ją przed sądem. Katalog zaczyna się od „w szczególności", więc inne dowody też mogą wystarczyć. Sam wiek należności to jednak słaby argument, a ciężar wykazania leży na podatniku. Faktura przeterminowana o 200 dni od dłużnika, który dalej działa i odpisuje na maile, to dobry kandydat do odpisu bilansowego i słaby do kosztu podatkowego.

Dwie rzeczy regularnie zaskakują biura:

1. Moment. Koszt przypada na rok, w którym spełnią się oba warunki: odpis jest zaksięgowany, a nieściągalność uprawdopodobniona. Odpis zaksięgowany w 2025 r. na dłużnika, który wejdzie w upadłość w 2026 r., staje się kosztem w 2026 r., nie w 2025 r.
2. Rozwiązanie. Jeśli odpis, który był kosztem, zostanie później rozwiązany, bo dłużnik zapłacił, rozwiązanie jest przychodem podatkowym. Jeśli odpis nigdy nie był kosztem, rozwiązanie jest neutralne. Biuro musi więc pamiętać, które odpisy wzięto w koszty, czasem przez kilka lat.

To inna lista niż ulga na złe długi w PIT i CIT, która ma własny próg 90 dni i koryguje bezpośrednio podstawę opodatkowania. Ta sama faktura może trafić na obie listy i biuro musi dopilnować, żeby nie odliczyć jej dwa razy. Stronę VAT, łącznie z obowiązkami dłużnika, opisałem w tekście o uldze na złe długi po stronie dłużnika.

Klienci na KPiR w ogóle nie robią odpisów aktualizujących. Dla nich zostaje ulga albo spisanie należności, której nieściągalność udokumentowano.

Ile tego jest

Weźmy biuro z 25 klientami na pełnych księgach. Na 31 grudnia mają razem około 1900 otwartych należności. Mniej więcej 260 jest przeterminowanych ponad 90 dni. Z tego może 30 to dłużnicy, przy których rejestr pokazuje likwidację, upadłość albo restrukturyzację, albo z którymi klient ma sprawę w sądzie.

Ręcznie to dwa, trzy dni pracy w styczniu. Trzeba wyeksportować należności z ksiąg każdego klienta, sprawdzić, które faktycznie zapłacono w ostatnich dniach grudnia (wyciąg przychodzi po eksporcie z ksiąg), posortować według wieku, wyszukać dłużników po kolei w KRS, CEIDG i Krajowym Rejestrze Zadłużonych, zastosować politykę i spisać dwie listy. Większość tego czasu idzie na kroki, które nie wymagają żadnej oceny.

Błędy też pojawiają się zwykle w tych samych miejscach. Należność zapłacona 30 grudnia, ale jeszcze niepowiązana z wpłatą, dostaje odpis. Ogłoszona w październiku upadłość dłużnika umyka, bo nikt nie zajrzał do rejestru od wakacji. Należności walutowe są odpisywane według złego kursu, bo odpis policzono przed wyceną bilansową pozycji walutowych.

Co przygotowuje agent

Agent AI z dostępem do odczytu ksiąg klienta, wyciągów bankowych i publicznych rejestrów może mieć obie listy gotowe już w pierwszym tygodniu stycznia:

• Wiekuje każdą otwartą należność na 31 grudnia po rozliczeniu wyciągów z grudnia i początku stycznia, więc zapłacone faktury wypadają z listy. Wpłaty częściowe i kompensaty pokazuje osobno.
• Sprawdza każdego dłużnika z przeterminowaną należnością w KRS, CEIDG i Krajowym Rejestrze Zadłużonych pod kątem likwidacji, upadłości, restrukturyzacji lub wykreślenia i zapisuje datę oraz źródło każdego ustalenia.
• Stosuje politykę klienta: przedziały przeterminowania, odpis 100% przy niewypłacalności, kolejność wyceny przy należnościach walutowych.
• Dzieli wynik na proponowany odpis bilansowy i część, która może być kosztem podatkowym, z uzasadnieniem przy każdej pozycji („upadłość ogłoszona 14.10, KRZ"; „przeterminowana 210 dni, brak uprawdopodobnienia").
• Wyłapuje pozycje wspólne z ulgą na złe długi i z odpisami z poprzednich lat, z informacją, które z nich już wzięto w koszty.
• Wypisuje należności z niepotwierdzonym lub zakwestionowanym saldem, na podstawie odpowiedzi z potwierdzenia sald, jeśli biuro je zbierało.

Agent nie rozstrzyga, czy nieściągalność uprawdopodobniają „inne dowody", nie ustala procentów w polityce i niczego nie księguje. To decyzje, pod którymi ktoś się podpisuje. Jego zadaniem jest dopilnować, żeby księgowa obejrzała tych 30 dłużników, którzy mają znaczenie, a nie 1900 pozycji. Jak taki podział pracy wygląda w biurze, opisuję na stronie agenci AI dla firm.

Zapiszcie politykę w listopadzie

Jedna rzecz do zrobienia przed 31 grudnia: sprawdźcie, czy każdy klient na pełnych księgach ma w polityce rachunkowości przedziały odpisów i czy biuro ma ewidencję wszystkich odpisów z poprzednich lat, które wzięto w koszty. Bez pierwszego grudniowa kwota to opinia. Bez drugiego rozwiązanie odpisu w przyszłym roku to zgadywanie.

Chcecie zobaczyć obie listy na danych jednego z Waszych klientów? Napiszcie do mnie. Zrobię wiekowanie i sprawdzę rejestry na zeszłorocznych saldach zamknięcia, a potem pokażę, gdzie odpis bilansowy rozjechał się z kosztem podatkowym.