Limit kredytu kupieckiego w enova365 — blokada sprzedaży ratuje mniej pieniędzy, niż powinna

Wczorajszy tekst o rozrachunkach skończył się zdaniem, do którego chcę wrócić, bo tam leżą prawdziwe pieniądze. Kontrola kredytu kupieckiego cokolwiek daje tylko przed wyjazdem kolejnej dostawy. Po tym, jak faktura przekroczy termin, zostaje już tylko upominanie się o swoje.

Ten tekst jest o tym wcześniejszym momencie. Każde wdrożenie enova365 z modułem Handel ma mechanizm w standardzie — limit kredytu na karcie kontrahenta, ustawienie kontroli, które potrafi ostrzegać albo blokować, i osobną kontrolę przeterminowanych rozrachunków. Mechanizm nie jest problemem.

Problem polega na tym, że w większości wdrożeń, które otwieram, wszystkie trzy elementy są po cichu ustawione źle naraz. Kwota nie była ruszana od migracji. Liczy mniej, niż kontrahent jest Wam realnie winien. A kontrola odpala się w tym punkcie procesu, w którym zatrzymanie kosztuje najwięcej.

Limit to liczba, której nikt nie zrewidował od migracji

Zacznijcie tutaj. Kosztuje godzinę i rozstrzyga, czy cokolwiek dalej ma sens.

Wyeksportujcie listę kontrahentów z trzema kolumnami: limit kredytu, data ostatniej zmiany tego pola i obrót z ostatnich dwunastu miesięcy. Większość wdrożeń wyciągnie to wprost z widoku listy. Jeśli data modyfikacji nie jest wystawiona, weźcie ją z bazy albo poproście partnera, żeby raz Wam ją pokazał.

Potem policzcie jeden wskaźnik na kontrahenta — limit podzielony przez średni miesięczny obrót — i posortujcie do trzech koszyków.

Nietknięte od importu. Ta sama wartość u każdego klienta albo okrągła liczba przeniesiona z poprzedniego systemu. Na listach kilkuset aktywnych kontrahentów to rutynowo 60-80% pozycji. To nie są decyzje kredytowe. To pozostałości po migracji.

Wskaźnik poniżej 1. Limit jest mniejszy niż to, co klient kupuje w normalnym miesiącu, więc blokada odpala się na zwykłym biznesie. Zobaczcie, co dzieje się dalej: operatorzy uczą się ją omijać, a po dwóch miesiącach obejście jest odruchem. Kontrola, którą zawsze się obchodzi, jest gorsza niż brak kontroli, bo produkuje papierologię bezpieczeństwa bez bezpieczeństwa.

Wskaźnik powyżej 6. Limit jest dekoracją. Nigdy nie odpali — w tym u klienta, który właśnie przestaje płacić.

Nic w tym audycie nie wymaga oprogramowania ani projektu. Wystarczy jeden eksport i sortowanie. I zwykle przestawia to całą rozmowę — dwa razy skończyło się tym, że klient stwierdził, że nie potrzebuje agenta, tylko popołudnia z arkuszem i dyrektorem handlowym. Moim zdaniem dobry wynik.

Liczba dni starzeje się lepiej niż kwota w złotych

enova365 daje tu dwie niezależne dźwignie i to ta druga jest lepszym pierwszym wdrożeniem.

Limit kwotowy to zapis jednej decyzji. Starzeje się po cichu i nic w systemie nie powie Wam, że już się zestarzał. Reguła oparta na dniach przeterminowania — żadnych nowych wydań, dopóki cokolwiek jest po terminie powyżej N dni — nie starzeje się wcale, bo jej wejściem jest bieżące zachowanie klienta, a nie decyzja z 2023 roku.

Pasuje też do tego, jak ludzie naprawdę myślą o ryzyku. Nikt w hurcie nie martwi się klientem, który jest winien dużo i płaci co do dnia. Martwi się tym, który zaczął płacić z opóźnieniem.

Jeden warunek, zanim to włączycie, i nie jest opcjonalny. Najpierw zróbcie test fałszywych przeterminowań z tekstu o rozrachunkach. Jeśli część pozycji po terminie to wpłaty, które wpłynęły i nigdy nie dopięły się do faktury — a zwykle właśnie tak jest, z powodów opisanych w tekście o imporcie MT940 — to blokada na dni wstrzyma dostawy do klientów, którzy zapłacili w terminie.

Macie na to jedno podejście. Zablokujcie dwa razy dobrego klienta, a handlowcy do końca miesiąca doprowadzą do wyłączenia reguły. I będą mieli rację.

Limit liczy mniej, niż klient jest Wam winien

Kontrola kredytu patrzy na rozrachunki. Wasza ekspozycja jest większa niż rozrachunki, a różnica nie jest błędem zaokrąglenia.

Policzcie wszystkie pięć warstw:

1. Niezapłacone faktury — jedyna warstwa, którą kontrola widzi.
2. Towar wydany na WZ i jeszcze niezafakturowany.
3. Potwierdzone zamówienia jeszcze niewysłane.
4. Dostawy w drodze.
5. Korekty reklamacyjne obiecane i niewystawione (ta jedna ekspozycję zmniejsza, a jej pominięcie każe Wam blokować klientów, których blokować nie należy).

U klienta hurtowego zamawiającego co tydzień warstwy 2-4 dokładają rutynowo 30-50% ponad saldo rozrachunków. To jest cały powód, dla którego kontrahent przechodzi wszystkie kontrole w poniedziałek, a w środę jest realnie ponad limitem, nie robiąc przy tym niczego nietypowego.

Ten scenariusz ma powtarzalny kształt. Blokada odpala się wreszcie przy fakturowaniu, w piątek, kiedy trzy zamówienia wyjechały już w tym tygodniu z magazynu. System zrobił dokładnie to, do czego go skonfigurowano. Tylko patrzył na ostatnie zdarzenie w łańcuchu.

Kontrola odpala się w najdroższym momencie

Są trzy miejsca, w których można postawić kontrolę kredytową, i kosztują drastycznie różne pieniądze.

Przy przyjęciu zamówienia. Najtańsze o rząd wielkości. Nic nie jest skompletowane, nic nie jest obiecane kierowcy, a rozmowa z klientem jest normalną rozmową handlową: potrzebujemy rozliczenia marcowej faktury, zanim to pojedzie.

Przy zatwierdzeniu dokumentu. Tu stawia ją większość wdrożeń, bo tam mechanizm siedzi naturalnie. Towar jest skompletowany, klient czeka na dostawę, a ktoś musi teraz wykonać nieplanowany telefon.

Przy wydaniu z magazynu. Najdroższe możliwe miejsce na odkrycie czegokolwiek. Załadowana paleta zdejmowana z auta kosztuje Was kompletację, miejsce, okno kierowcy i relację.

Dlaczego więc najwcześniejsza kontrola jest najrzadsza? Bo w większości hurtowni zamówienie w ogóle nie trafia do ERP jako zamówienie. Trafia jako mail do skrzynki handlowca albo telefon, a dokumentem staje się kilka godzin później — czyli już w punkcie drugim.

Kontrola kredytu i przyjmowanie zamówień okazują się jednym projektem. To jeden z powodów, dla których portal B2B dla hurtowni zwraca się tam, gdzie nikt tego nie wpisuje do uzasadnienia — zamówienie złożone przez portal można sprawdzić względem ekspozycji, zanim klient skończy je składać.

Limit ubezpieczyciela to liczba, która decyduje o odzyskaniu straty

Jeśli Wasze należności są ubezpieczone — KUKE, Allianz Trade, Coface — to na klienta przypadają dwa limity, a ten, który liczy się w złym scenariuszu, nie jest Wasz.

W każdym wdrożeniu, które oglądałem, limit ubezpieczony mieszka w portalu brokera albo w arkuszu na czyimś pulpicie. Nie ma go na karcie kontrahenta, nie ma go w kontroli kredytowej i nic nie porównuje z nim Waszej ekspozycji.

Możecie więc siedzieć wygodnie w swoim limicie i jednocześnie poza kwotą objętą ochroną. Czyli w stracie, którą wzięliście na siebie, nigdy o tym nie decydując.

Poprawka jest mała i to pierwsza rzecz, którą bym tu zbudował. Wstawcie limit ubezpieczony w słownikowe pole własne obok wewnętrznego, utrzymujcie go aktualnym i alarmujcie na ekspozycji powyżej kwoty ubezpieczonej, a nie własnej. Zróbcie to jako porządne pole ze słownikiem i datą rewizji, nie jako zwykły tekst — z powodów opisanych w tekście o polach własnych pole tekstowe zamieni się tu w coś nieczytelnego dla wszystkiego, co na nim później postawicie.

Jest drugi, lepszy powód, żeby to podpiąć. Obniżając limit na Waszego odbiorcę, ubezpieczyciel działa na danych płatniczych od innych dostawców — danych, których nie zobaczycie w żaden inny sposób. Cięcie limitu to najwcześniejszy zewnętrzny sygnał ostrzegawczy dostępny polskiemu hurtownikowi. Przychodzi mailem i w większości firm ląduje w archiwum. Wczytanie tych maili do pola i podniesienie flagi to może dzień pracy.

Co agent może zatrzymać, a co musi oddać człowiekowi

Cztery poziomy uprawnień z tekstu o tym, kto podpisuje, gdy agent się pomyli — odczyt, propozycja, zapis, wysyłka — układają się tu z oczywistą granicą, tylko nie tam, gdzie ludzie się jej spodziewają.

Zablokowanie wysyłki nie jest czynnością kontrolną. To decyzja handlowa przebrana za kontrolną. Zatrzymanie palety u klienta z piętnastoletnią historią z powodu 300 zł nierozliczonej wpłaty niszczy więcej wartości, niż usuwa ryzyka, i żadna reguła, którą napiszecie, nie pomieści dość kontekstu, żeby to rozróżnić. Ta decyzja zostaje przy człowieku.

Agent robi co innego. Kompletuje sprawę tak, żeby człowiek zdecydował w trzydzieści sekund zamiast w trzydzieści minut. Pełna ekspozycja we wszystkich pięciu warstwach, podział na realnie przeterminowane i tylko nierozliczone, wzorzec płatności z dwunastu miesięcy, limit ubezpieczony i informacja, czy ten klient był już kiedyś wstrzymywany. Propozycja wstrzymania, dowody w załączeniu, jedno kliknięcie, żeby zwolnić.

Zostaje połowa, którą agent może wziąć w całości na siebie — i akurat ta oszczędza pieniądze. Ostrzeżenie przy 70% limitu, trzy dni przed spodziewanym kolejnym zamówieniem. Ostrzeżenie przy 70% to informacja, na której da się zadziałać handlowo. Blokada przy 100% to awantura na rampie. Z tych dwóch tylko jedno warto oddać oprogramowaniu bez człowieka w środku.

Jedna twarda zasada. Żadnych automatycznych podwyżek limitu, nigdy. Agent, który podnosi limit, bo klient ciągle w niego uderza, wyciągnął z danych dokładnie odwrotny wniosek, niż powinien.

Mierzcie mechanizm, nie klientów

O tym, czy to działa, mówią dwie liczby.

Udział zablokowanych zamówień i — ważniejsze — ile z tych blokad zostaje cofniętych w ciągu 24 godzin. Cofnięcia powyżej mniej więcej połowy znaczą, że złe są Wasze limity, a nie Wasi klienci. To jest pomiar własnej konfiguracji i macie go dostępny w pierwszym tygodniu.

Rejestr obejść, z nazwiskiem i powodem. Jeśli obejścia nie są zapisywane z powodem i osobą, to nie macie kontroli kredytowej, tylko próg zwalniający. Kiedy jedna osoba odpowiada za większość z nich — zwykle właściciel — to nie jest problem z danymi. To pytanie o to, kto ma prawo brać ryzyko, i lepiej zadać je głośno, niż zostawiać ekranowi konfiguracji.

Żadna z tych liczb nie jest rotacją należności. Rotacja w końcu coś Wam powie — tylko że zanim powie, wydacie kwartał.

---

Chcecie drugą opinię o własnych liczbach? Przyślijcie zanonimizowaną listę kontrahentów z limitami, datami ostatniej zmiany i obrotem dwunastomiesięcznym, a powiem Wam, jaki procent Waszych limitów to pozostałości po migracji i czy jest tu w ogóle projekt. Pół godziny, bez opłat — napiszcie do mnie. Jak to układa się po stronie usług, opisuję tutaj: integracja enova365 z AI.