Ile kosztuje agent AI do księgowości — i poniżej jakiego wolumenu nie warto go kupować

Zapytaj dostawcę, ile kosztuje agent AI do księgowości, a dostaniesz link do kalendarza. Rozumiem ten odruch — uczciwa odpowiedź faktycznie zależy od wolumenu. Tyle że efekt jest taki, że nikt niczego nie może porównać, a decyzja zapada na podstawie tego, czyje demo ładniej wyglądało.

Więc podaję swoją cenę. A potem rzecz znacznie bardziej użyteczną: rachunek, który mówi, czy w ogóle warto ją płacić. Jest w nim liczba, która kosztuje mnie sprzedaże. Wolę ją opublikować, niż tłumaczyć się z niej, kiedy faktura już poszła.

Cena, wprost

Pilotaż zaczyna się od 1 900 €. Za to macie jeden obieg dokumentów zautomatyzowany od początku do końca — albo faktury zakupowe wpadające z KSeF i maila, albo uzgadnianie wyciągów bankowych. Działa w trybie szkiców w Waszym systemie, każdy zapis akceptuje człowiek. W cenie integracja (KSeF, enova365, Optima, Symfonia, wFirma albo bank), kolejka wyjątków, pełny log audytowy i umowa powierzenia. Dwa–trzy tygodnie do uruchomienia.

Po starcie dochodzi miesięczny abonament: hosting, utrzymanie, koszty modelu. Wyceniam go razem z pilotażem, bo zależy od wolumenu. W dalszych wyliczeniach przyjmuję 149 € miesięcznie, czyli tyle, ile kosztuje asystent AI do zamówień w portalu B2B. Do planowania wystarczy, a skoro podaję to otwarcie, możecie podstawić własną wycenę.

Dwie liczby dla skali, z tego samego cennika: audyt gotowości AI zaczyna się od 2 500 €, pełne wdrożenie automatyzacji od 5 000 €. Pilotaż jest celowo najtańszą rzeczą, jaką sprzedaję. Ma się zwrócić, zanim zdecydujecie o czymkolwiek większym.

Arytmetyka, która naprawdę decyduje

Cena to łatwa część. Pytanie brzmi, czy odzyskane godziny są warte więcej niż abonament. Co miesiąc. Bez końca — a nie tylko w pierwszym roku.

Cztery założenia. Wszystkie dyskusyjne, wszystkie moje:

• Trzy minuty pracy człowieka na dokument, po KSeF. Nie przepisywanie — tego już nie ma. Chodzi o dekretację, dopasowanie płatności i decyzję, co zrobić, kiedy się nie schodzi.
• 55 zł za godzinę kosztu pracodawcy. Pensja z narzutami podzielona przez realnie przepracowane godziny, a nie kwota brutto z umowy.
• 70% dokumentów bez poprawek po kalibracji. Siedem na dziesięć księguje się bez dotknięcia przez człowieka. Pierwszy miesiąc wygląda gorzej. Czysty, powtarzalny portfel — lepiej.
• 4,30 zł za euro, czyli pilotaż to około 8 170 zł, a abonament około 640 zł miesięcznie.

Przepuśćmy przez to zwykłą firmę. Czterysta dokumentów kosztowych miesięcznie to 20 godzin obsługi. Automatyzujemy 70%, oszczędzamy 14 godzin, czyli 770 zł. Odejmijcie 640 zł abonamentu i zostaje 130 zł miesięcznie. Przy pilotażu za 8 170 zł zwrot liczy się w dekadach.

Przy 400 dokumentach miesięcznie tego po prostu nie kupujcie. Ani ode mnie, ani od nikogo innego.

Ta sama kalkulacja idąca w górę wygląda już inaczej:

Dokumentów/mies.	Godziny ręcznie	Godziny zaoszczędzone	Zysk netto/mies.	Zwrot z 1 900 €
400	20	14	130 zł	praktycznie nigdy
510	25,5	17,9	342 zł	~24 miesiące
700	35	24,5	707 zł	~12 miesięcy
2 400	120	84	3 980 zł	~2 miesiące

Próg to mniej więcej 700 dokumentów miesięcznie. Poniżej kupujecie abonament, który zjada większość tego, co oszczędza. Powyżej przestaje być o czym dyskutować.

Dlaczego próg wygląda inaczej w biurze rachunkowym

Spójrzcie jeszcze raz na ostatni wiersz. To nie jest duża firma. To biuro z czterdziestoma klientami po średnio sześćdziesiąt dokumentów.

I na tym polega cały argument za biurami rachunkowymi jako głównym odbiorcą. Jeden agent, jedna integracja, jedna kalibracja — rozłożone na cały portfel na wspólnym ERP. Pojedynczy klient uparcie zostaje pod kreską. Dwunasty przenosi biuro ponad nią. To samo oprogramowanie, ta sama faktura ode mnie, a zwrot przechodzi z teoretycznego na jakieś dwa miesiące.

Stąd bierze się rzecz, która kupującym wydaje się postawiona na głowie: klient najtrudniejszy do zautomatyzowania często jest tym, który uzasadnia projekt. Dokłada wolumen do progu, który i tak przekracza całe biuro, a nie on sam.

Co podnosi cenę

Cztery rzeczy, w kolejności, w jakiej pojawiają się w wycenach:

Drugi obieg. Faktury zakupowe i wyciągi bankowe to osobne integracje, które psują się na osobne sposoby. Uzgadnianie wyciągów dołożone po wdrożeniu przyjmowania faktur kosztuje znacznie mniej niż oba naraz — i daje pierwszemu obiegowi szansę udowodnić, że działa.

ERP bez używalnego API. enova365 ma udokumentowane WebAPI, więc robota jest przewidywalna. Starsze instalacje on-premise czasem oznaczają wejście na poziom bazy danych. To drożej i gorzej się starzeje.

Niestandardowy plan kont. Każde odejście od domyślnej dekretacji w ERP to kalibracja, której agent nie wywnioskuje sam. Ta jedna pozycja najczęściej zamienia cenę stałą w widełki.

Obsługa wyjątków, której nikt nie wycenił. Kolejka, w której niepewne dokumenty czekają na człowieka, to różnica między demem a systemem. Tam też siedzą bieżące godziny. Wycena, która o niej milczy, nie jest tania — jest niekompletna.

Za co właściwie płacicie w abonamencie

To pozycja, o którą kupujący pytają najostrzej — i słusznie. Oprogramowanie jest zbudowane, więc za co biorę pieniądze co miesiąc?

Za trzy rzeczy i żadna z nich nie jest zyskiem z leżącego kodu.

Koszty modelu, które rosną z liczbą dokumentów. Każdy sklasyfikowany dokument to inferencja, za którą ktoś płaci. To ta część rachunku, która realnie zależy od wolumenu — i dlatego ryczałtowy abonament podany, zanim ktokolwiek policzył Wasze dokumenty, jest zgadywaniem z metką.

Utrzymanie integracji przy życiu. Schema KSeF nie jest zamrożona, producenci ERP wypuszczają aktualizacje we własnym kalendarzu, a bank zmienia format wyciągu, nie pytając nikogo o zdanie. Każda z tych rzeczy psuje integrację po cichu: agent dalej chodzi, tylko przestaje część rzeczy wyłapywać. Ktoś musi to zauważyć w ciągu kilku dni, a nie na zamknięciu kwartału.

Dryf kalibracji. Wasz miks dokumentów się zmienia: nowy dostawca, nowa kategoria kosztowa, klient przechodzący na split payment. Odsetek dokumentów bez poprawek zsuwa się z 70% w stronę 50% i nikt tego nie widzi, bo mniej szkiców w kolejce nadal wygląda jak sukces.

To ostatnie warto sprawdzić u każdego dostawcy, mnie włącznie. Zapytajcie, gdzie zobaczycie odsetek dokumentów przechodzących bez poprawek — liczbę, co miesiąc, osobno dla każdego obiegu. Jeśli nikt nie potrafi jej pokazać, abonament kupuje hosting i dobre chęci, a dowiecie się który w najgorszym możliwym momencie.

Jeśli jesteście pod progiem

Większość pojedynczych firm jest. Uczciwa odpowiedź brzmi: nie zamawiajcie jeszcze dedykowanego agenta.

Zróbcie zamiast tego trzy rzeczy.

Włączcie to, co Wasz ERP już ma. Większość polskich systemów dostarczyła funkcje przyjmowania z KSeF, których połowa użytkowników nigdy nie uruchomiła.

Płaćcie od sprawdzenia tam, gdzie to naprawdę tanie. KsięgoAI weryfikuje kontrahenta po NIP na białej liście VAT i w VIES za 39 zł za 30 sprawdzeń, pierwsze 50 gratis. To błąd zaokrąglenia przy jednej złej płatności powyżej progu 15 000 zł.

Potem policzcie godziny. Jeden tydzień, każda księgowa oznacza, na co schodzi jej czas. Jeśli wyjdzie, że macie 900 dokumentów miesięcznie, a nie 400, cała odpowiedź się zmienia — a to najtańsza analiza w całym tym artykule.

Wróćcie, kiedy wolumen będzie. Wyjdzie z tego lepszy projekt, a Wy będziecie dokładnie wiedzieć, po co go kupujecie.

Niewygodne podsumowanie

Agent AI do księgowości nie jest drogi. 1 900 € za zautomatyzowanie obiegu dokumentów to mniej niż miesiąc pensji, którą częściowo zastępuje. Ale „tanie" i „opłacalne" to dwa różne pytania, a abonament zadaje to drugie co miesiąc. Poniżej mniej więcej 700 dokumentów miesięcznie moja rekomendacja brzmi: poczekajcie. Dostawca, który mówi inaczej, nie przeliczył tego przy Was.

Chcecie tę tabelę ze swoimi liczbami? Zacznijcie od bezpłatnej rozmowy o zakresie: trzydzieści minut nad Waszym wolumenem dokumentów i Waszym ERP, i będziecie wiedzieć, czy jesteście nad kreską. Łącznie z odpowiedzią, że nie jesteście.