Wdrożenie portalu B2B krok po kroku — 12 dni budowy, cztery tygodnie migracji

Portal B2B to jeden z niewielu projektów informatycznych w hurtowni, w którym budowa jest łatwiejszą połową. Dwanaście dni roboczych od startu do portalu przyjmującego prawdziwe zamówienia to termin, którego da się dotrzymać, bo praca jest dobrze rozpoznana: katalog, konta, silnik cenowy, połączenie z ERP.

Potem portal rusza, a osiemdziesięciu pięciu klientów dalej dzwoni.

I to jest ta część, która decyduje, czy projekt miał sens — i której prawie nikt nie planuje. Więc poniżej całe wdrożenie, obie połowy: dwanaście dni budowy i cztery tygodnie migracji, w kolejności, w jakiej naprawdę się dzieją.

Cztery decyzje do podjęcia przed dniem pierwszym

Warsztat pierwszego dnia idzie źle, kiedy te sprawy są jeszcze otwarte. Zamknijcie je w tygodniu poprzedzającym, kiedy nikt nie liczy Wam dniówek.

Kto nadaje dostęp do ERP i na jakim środowisku. To jest ten punkt, który przesuwa terminy, i prawie nigdy nie jest techniczny. To, czy pracujecie na enova365, Optimie czy Subiekcie, zmienia konektor, nie harmonogram. Harmonogram zmienia hosting, z którego nic spoza biura nie dosięgnie ERP, albo relacja z dostawcą, w której poświadczenia wymagają trzech podpisów. Zapytajcie o to teraz.

Skąd biorą się ceny. W większości hurtowni odpowiedź brzmi: „z ERP, w zasadzie, poza dwunastoma klientami, których ustalenia siedzą w głowie dyrektora handlowego". Ci dwunastu to jest ten projekt. Albo ustalenia trafiają do ERP, zanim portal zacznie je czytać, albo portal pierwszego dnia pokaże złą cenę Waszym najlepszym klientom.

Ile katalogu wchodzi do portalu. Zwykle nie całość. Portal potrzebuje indeksów, które klienci realnie zamawiają ponownie, z czystymi opisami i zdjęciem — a nie ogona, którego nikt nie kupił od 2023 roku. Przycięcie katalogu to dzień pracy kogoś z Waszego zespołu i może iść równolegle z budową.

Co znaczy „działa", wyrażone liczbą. Ustalcie tę liczbę, zanim ktokolwiek napisze linijkę kodu. Nie „szybsze zamawianie", tylko udział zamówień wchodzących przez portal w konkretnym tygodniu, mierzony na Waszych danych. Bez tego rozmowa po uruchomieniu staje się kwestią opinii.

Dni 1–2: warsztat, i dlaczego skracanie go kosztuje później

Dwa dni z właścicielem i kierownikiem sprzedaży, przejście przez to, jak zamówienia są dziś naprawdę przyjmowane — razem z wyjątkami, których wszyscy przestali zauważać. Klient, który zamawia w kartonach, podczas gdy ERP myśli butelkami. Stałe 3%, które jeden odbiorca dostaje w piątki. Dwaj klienci, którzy formalnie są jedną firmą.

Równolegle: konfiguracja dostępu do ERP i pierwszy eksport danych produktowych. Ten pierwszy eksport sam w sobie jest diagnozą. Jeśli opisy są niespójne, a połowa indeksów nie ma jednostek — właśnie znaleźliście zadanie porządkowe, które o wiele taniej odkryć drugiego dnia niż jedenastego.

Dni 3–7: budowa

Katalog, konta klientów, panel administracyjny i element o największym ryzyku biznesowym — silnik cenowy.

Ceny indywidualne to miejsce, w którym portal hurtowy różni się od sklepu internetowego. Każdy klient widzi swoje wynegocjowane ceny, zsynchronizowane z ERP: klient A widzi piwo X po 3,20 zł za sztukę, klient B po 3,05, klient C po 3,35 — dokładnie tak, jak w umowie handlowej. Żadnego „przepraszam, podałem złą cenę". Jeśli Wasza struktura rabatowa ma progi, promocje i wyjątki per kategoria nałożone na siebie, to jest ten fragment budowy, na który warto dołożyć dzień.

Kategorie regulowane dokładają tu pracy — hurtownia alkoholi potrzebuje bramki wieku i danych produktowych zgodnych z wymogami akcyzowymi, zanim przyjmie pierwsze zamówienie, a tego się nie dokleja po fakcie.

Dni 8–10: integracja z ERP

Trzy dni: podłączenie API, mapowanie danych i test przepływu zamówienia od końca do końca — złożone w portalu, zaimportowane do ERP, potwierdzone z powrotem klientowi.

Mapowanie to najbardziej dłubana część i warto nazwać, co obejmuje: indeksy do produktów w portalu, konta klientów do kontrahentów w ERP, jednostki miary, stawki VAT, terminy płatności, limity kredytowe. Każda z tych pozycji ma swój przypadek brzegowy w firmie handlującej od piętnastu lat.

Dwa ustawienia ważniejsze, niż wyglądają. Interwał synchronizacji stanów — wdrożenie, do którego wracam, zaczęło od 30 minut i w pierwszym tygodniu trzy razy klient zamówił coś, czego już nie było; skrócenie do 10 minut zamknęło temat. Zwrotny zapis statusu zamówienia — klient musi zobaczyć, że zamówienie doszło, inaczej zadzwoni sprawdzić, co przekreśla cały sens.

Sprzęgnięcie z ERP zbudujcie jako jeden odizolowany moduł. Kiedy producent wypuści nową wersję, chcecie przetestować jeden komponent, a nie cały portal.

Dni 11–12: test na prawdziwych zamówieniach

Nie na danych testowych. Weźcie trzy–cztery realne zamówienia z zeszłego tygodnia, złóżcie je przez portal i sprawdźcie, czy trafiają do ERP identycznie jak te wprowadzone ręcznie — te same ceny, te same rabaty, te same jednostki, ten sam dokument.

Wtedy też zespół handlowy pierwszy raz widzi panel administracyjny i zgłasza dwie zmiany, które zgłasza zawsze: podgląd zamówienia, zanim trafi do ERP, i możliwość złożenia zamówienia w imieniu klienta przez telefon. Obie są drobne, jeśli powstają teraz.

I ta część, której nikt nie planuje: cztery tygodnie migracji

Nikt nie kazał osiemdziesięciu pięciu klientom przejść na portal z dnia na dzień. Szło falami, a kolejność była tu całą sztuczką.

Tydzień 1 — dwudziestka, która była gotowa. Ci, którzy i tak zamawiali mailem i planowali zakupy w Excelu. 18 z 20 złożyło zamówienie w ciągu 48 godzin i ani jeden nie zadzwonił po pomoc. Tyle daje zaczęcie od właściwej grupy: pierwszy tydzień, w którym portal wygląda na działający — a tego potrzebuje zespół handlowy, żeby uwierzyć, zanim zacznie go komukolwiek sprzedawać.

Tydzień 2 — kolejna trzydziestka, każdy z rozmową telefoniczną. Tu podejście się zmieniło. Handlowiec dzwonił do każdego klienta, przeprowadzał go przez portal w pięć minut i składał z nim pierwsze zamówienie wspólnie. Te pięć minut na klienta było tego warte: klienci zostawieni sami z loginem i hasłem często rezygnowali po pierwszej próbie i wracali do maila. Samoobsługa jest tym, czym portal się staje — nie tym, jak ludzie na niego wchodzą.

Tygodnie 3–4 — pozostałe 35. To samo podejście z telefonem, mniej pośpiechu, więcej powtarzania. Po miesiącu portal obsługiwał 70% wszystkich zamówień.

Co się psuje w pierwszym miesiącu

Trzy rzeczy, wszystkie tanie do naprawienia, jeśli się ich pilnuje.

Za rzadka synchronizacja stanów, jak wyżej — ustawcie ciaśniej, niż wydaje się potrzebne, i rozluźnicie później.

Mobile potraktowany po macoszemu. Spora część powtórnych zamówień idzie z telefonu, często od kogoś, kto stoi we własnym magazynie. Jeśli portal jest na telefonie używalny, ale niewygodny, adopcja staje dokładnie w tej grupie, na której najbardziej Wam zależy.

15%, które nigdy nie przejdzie. Starsi właściciele, którzy wolą telefon, i tyle. Zostawcie jedną osobę na dyżurze telefonicznym, przyjmijcie, że 100% adopcji nigdy nie było celem, i zauważcie, że ta resztka to dokładnie ten wolumen, który później podnosi agent czytający maile — jako kolejny krok w dłuższej sekwencji, a nie jako spór z Waszymi klientami.

Jak ten harmonogram wygląda spisany

Dwanaście dni roboczych budowy. Cztery tygodnie migracji w trzech falach. Jedna liczba, ustalona z góry, sprawdzona w szóstym tygodniu.

Wynikają z tego dwie rzeczy. Pierwsza: rozmowa o budżecie robi się łatwiejsza, bo ile kosztuje portal jest dużo mniej interesujące niż to, ile kosztuje tydzień zwłoki — trzy etaty przepisujące zamówienia to pozycja w kosztach pracy, która idzie niezależnie od tego, czy portal istnieje. Druga: migracja dostaje właściciela. Portal bez osoby odpowiedzialnej za wykonanie osiemdziesięciu pięciu telefonów to portal, który rusza i stoi pusty — a to najdroższy z możliwych wyników: budowa zapłacona, zwrot nieodebrany.

Buduję portale B2B i agentów przyjmujących zamówienia dla polskich hurtowni — katalog i ceny indywidualne wpięte w enova365, Optimę, Subiekta albo to, na czym pracujecie, plus obsługa maili od klientów, którzy nigdy nie przejdą na portal. Jeśli chcecie realny harmonogram dla swojego katalogu i swojej bazy klientów, odezwijcie się — rozmowa o zakresie jest bezpłatna i zajmuje pół godziny.