Weryfikacja kontrahenta automatycznie: biała lista, VIES i jedna data, która naprawdę się liczy

Każde biuro rachunkowe w Polsce weryfikuje kontrahentów. Prawie każde robi to w złym momencie i archiwizuje dowód z niewłaściwego dnia.

Od środka procedura wygląda solidnie. Przychodzi faktura kosztowa, księgowa otwiera wykaz Ministerstwa Finansów, wkleja NIP, potwierdza, że dostawca jest czynnym podatnikiem VAT, zapisuje zrzut ekranu do teczki klienta, księguje dokument. Sumiennie, z dowodem, odhaczone.

Tyle że przepisowi jest wszystko jedno, kiedy zaksięgowaliście fakturę. Liczy się dzień zlecenia przelewu. W normalnym miesiącu to dwa różne dni, czasem odległe o dwa i pół tygodnia.

Data, którą naprawdę posługuje się ustawa

Przy jednorazowej transakcji o wartości od 15 000 zł brutto płaconej przedsiębiorcy trzy rzeczy idą w komplecie:

• płatność ma trafić na rachunek widniejący w wykazie podatników VAT w dniu zlecenia przelewu,
• jeśli nie trafi, ta płatność przestaje być kosztem uzyskania przychodu w części skierowanej na rachunek spoza wykazu,
• do tego dochodzi odpowiedzialność solidarna za VAT, którego dostawca nie zapłaci.

Przeliczmy to na pieniądze, bo abstrakcja ładnie ukrywa skalę. Faktura 61 500 zł brutto to 50 000 netto plus 11 500 VAT. Zapłacona na rachunek spoza wykazu kosztuje około 9 500 zł dodatkowego podatku przy stawce 19% — 4 500 zł u małego podatnika na 9% — plus ekspozycja do 11 500 zł cudzego VAT-u. Jakieś 21 000 zł ryzyka z jednego przelewu. Przez jedno pole, którego nikt nie sprawdził ponownie w dniu, w którym pieniądze wychodziły.

Jest wyjście awaryjne, tylko trzeba je znać co do szczegółu: zawiadomienie ZAW-NR złożone w urzędzie skarbowym w ciągu siedmiu dni od zlecenia przelewu znosi oba skutki. Od nowelizacji z 2020 roku wystarczy jedno zgłoszenie na dany rachunek, a nie na każdą transakcję. Haczyk jest taki, że siedem dni to mało, a zegar rusza w dniu, którego nikt nie zaznaczył w kalendarzu — bo w tamtym momencie nikt jeszcze nie wiedział, że coś poszło nie tak.

I taki jest prawdziwy kształt problemu. Nie „nie sprawdzamy kontrahentów". Sprawdzamy ich ósmego, a pieniądze wychodzą dwudziestego szóstego.

Co jest w rejestrach, a czego w nich nie ma

Mechaniczną robotę wykonują dwa publiczne źródła.

Biała lista (Wykaz podatników VAT) publikuje raz dziennie pełny plik płaski i odpowiada też na zapytania o pojedyncze NIP-y. To rozróżnienie znaczy więcej, niż się wydaje. Pojedyncze zapytania są zrobione pod człowieka sprawdzającego jednego kontrahenta. Dzienny plik jest zrobiony dokładnie pod to, czego potrzebuje biuro: przelecieć kilka tysięcy NIP-ów naraz, porównać dziś z wczoraj, pokazać wyłącznie różnice. Wykaz udostępnia też stany historyczne i to właśnie zamienia sprawdzenie w dowód — możecie wykazać, co rejestr mówił konkretnego dnia, a nie co mówi dzisiaj.

VIES weryfikuje unijne numery VAT i zwraca numer potwierdzenia, jeśli zapytanie zawiera Wasz własny numer. To ten numer przechowujcie, nie zrzut ekranu.

W praktyce gryzą dwie rzeczy. Część państw członkowskich nie zwraca nazwy ani adresu firmy, więc dostajecie samo tak/nie i nie macie czego porównać z fakturą. Do tego usługa zależy od dostępności krajowych systemów — odpowiedź „niedostępne" znaczy spróbuj później, a nie numer nieprawidłowy.

Żaden z rejestrów nie powie Wam, czy transakcja jest prawdziwa. Ta luka jest całym powodem, dla którego istnieje metodyka należytej staranności — i to w niej zostaje człowiek.

Trzy momenty, nie jeden

Poukładajcie proces wokół tego, co i kiedy jest faktycznie sprawdzane, a rozpadnie się on czysto na trzy części.

Przy księgowaniu. Czy kontrahent jest czynnym podatnikiem, czy numer unijny się zgadza, czy rachunek z faktury to ten, który znamy. Takie sprawdzenie wyłapuje literówki, dostawcę, który po cichu zmienił bank, i fakturę, która w ogóle nie powinna była przyjść. Tanie, przydatne, bez samodzielnego ciężaru prawnego.

W dniu płatności. Stan rejestru dla tego rachunku na ten konkretny dzień. To jest to sprawdzenie z pieniędzmi w tle i to jego najczęściej brakuje, bo płatność dzieje się w innym systemie, często u innej osoby, czasem w innym tygodniu.

Trzy lata później. Kontrola pyta, co wiedzieliście i kiedy. Zrzut ekranu w folderze, z nazwą pliku wpisaną ręcznie, to słaby dowód. Snapshot odpowiedzi rejestru ze znacznikiem czasu, powiązany z fakturą i przelewem, to dowód mocny. Zbierane automatycznie kosztują tyle samo. Zbierane ręcznie — nieporównywalnie.

Większość biur robi pierwsze, pomija drugie i zostaje z trzecim w formie, której wolałaby nie pokazywać.

Jak to wygląda na portfelu czterdziestu klientów

Weźmy liczby, których używam w tych tekstach: czterdziestu klientów, po około sześćdziesiąt dokumentów, czyli mniej więcej 2 400 dokumentów miesięcznie.

Załóżmy, że mniej więcej co dziesiąta faktura zakupowa przekracza próg 15 000 zł. Zostaje około 240 płatności miesięcznie, które naprawdę wymagają sprawdzenia w dniu przelewu. Zrobione porządnie ręcznie — otworzyć wykaz, wkleić NIP, wkleić numer rachunku, zapisać odpowiedź, podpiąć do dokumentu — powiedzmy po 90 sekund. Jakieś sześć godzin miesięcznie.

Sześć godzin. Nie zamierzam tej liczby nadmuchiwać, a nikt nie kupuje oprogramowania za sześć godzin.

Powód, dla którego to się automatyzuje, jest zupełnie inny i powiem go wprost: bycie sumiennym w 99% jest tu warte prawie nic przy tym 1%, który się prześlizgnie. Nie chodzi o sześć godzin. Chodzi o to, że jeden przeoczony przelew kosztuje więcej niż cały rok sprawdzania, a procesy ręczne sypią się dokładnie tam, gdzie wolumen spotyka presję terminu — czyli w oknie między 15. a 25., kiedy nikt nie ma czasu wklejać numerów rachunków na rządową stronę.

Jest jeszcze jedno sprawdzenie, którego automatyzacja nie tyle przyspiesza, ile w ogóle umożliwia. Ten sam portfel ma, powiedzmy, 3 200 unikalnych aktywnych kontrahentów. Nikt nie weryfikuje ponownie 3 200 NIP-ów ręcznie. Nigdy. Z dziennego pliku to jedno przejście: dzisiejsze statusy wobec wczorajszych, na wyjściu wyłącznie to, co się zmieniło. Dostawca wykreślony z rejestru. Podatnik przesunięty z czynnego na zwolnionego. Rachunek, który po cichu zniknął z wykazu. Żaden zespół księgowy nie zrobi tego ręcznie, przy żadnej obsadzie. To nie jest szybsza wersja istniejącego zadania — to zadanie, którego nikt nie robił.

Co konkretnie robi agent

Wpięty w dokumenty przychodzące z KSeF i w ERP, sprowadza się do krótkiej listy:

• codzienne przejście po wszystkich aktywnych kontrahentach w portfelu względem pliku wykazu, z raportem wyłącznie o zmianach statusu
• przy księgowaniu: status VAT, VIES dla numerów unijnych, rachunek z faktury wobec wykazu i wobec historii rachunków tego dostawcy
• oznaczanie każdego dokumentu powyżej progu, żeby wchodził do kolejki płatności już otagowany
• ponowne sprawdzenie w dniu przygotowania płatności, z blokadą wypuszczenia przelewu, gdy rachunku nie ma w wykazie
• siedmiodniowy licznik ZAW-NR, który rusza w momencie wyjścia płatności na rachunek spoza wykazu — zawiadomienie wstępnie wypełnione, termin widoczny
• każde sprawdzenie zapisane jako snapshot ze znacznikiem czasu, powiązany z dokumentem, do wyeksportowania w paczce na kontrolę

Wszystko w trybie szkiców i alertów, według tej samej zasady, która rządzi każdym innym agentem, jakiego buduję dla biur rachunkowych: oprogramowanie przygotowuje i ostrzega, decyduje osoba z imienia i nazwiska. Przy wdrożeniu na enova365 czy Optimie sprawdzenia lądują jako cechy i załączniki na dokumencie, a nie w osobnym narzędziu, o którego otwarciu ktoś musi pamiętać.

Co musi zostać przy człowieku

Decyzja, żeby zapłacić mimo wszystko i złożyć ZAW-NR, bo dostawca ma sensowne wyjaśnienie dla tego rachunku. Ocena, czy transakcja jest prawdziwa, kiedy rejestr jest czysty, a cena leży 30% poniżej rynku. Rozmowa z klientem, który upiera się przy płatności na rachunek spoza wykazu. Podpis pod zawiadomieniem. Uznanie, że z tym kontrahentem po prostu już nie pracujemy.

Agent, który „obsługuje compliance" bez człowieka przy tych pięciu rzeczach, jest Wam sprzedawany nieuczciwie.

Kiedy tego nie budować

Jeśli Wasza praktyka wypuszcza mniej niż jakieś dwadzieścia przelewów miesięcznie powyżej progu, nie zamawiajcie niczego. Matematyka tu nie wychodzi i nie zacznie wychodzić. Wystarczy checklista i bot — KsięgoAI robi to po NIP-ie za 39 zł na 30 sprawdzeń, zapisuje dowód należytej staranności i nie wymaga żadnego projektu integracyjnego. Dla większości pojedynczych firm i małych biur to jest uczciwa odpowiedź.

Próg, przy którym budowany agent zaczyna mieć sens, jest ten sam, który przeliczyłem w tekście o tym, ile kosztuje agent AI do księgowości: decyduje wolumen dokumentów, nie entuzjazm. Weryfikacja rzadko sama uzasadnia projekt. To rzecz, którą dokłada się wtedy, kiedy agent do przyjmowania dokumentów albo uzgadniania płatności już chodzi — koszt krańcowy jest wtedy niewielki, a ryzyko spada od razu.

Jedna liczba do zmierzenia, zanim cokolwiek zdecydujecie: weźcie zeszłomiesięczne płatności powyżej 15 000 zł i sprawdźcie, ile z nich ma snapshot z wykazu z dnia zapłaty. Nie z dnia księgowania. Jeśli uczciwa odpowiedź brzmi „prawie żadna", znaleźliście lukę — i wiecie już, czy zamykacie ją dla sześciu godzin miesięcznie, czy dla jednego przelewu, który może kosztować 21 000 zł.

Chcecie wiedzieć, jak to wpiąć w Wasz ERP i jaką część portfela realnie obejmie? Odezwijcie się — rozmowa o zakresie jest bezpłatna i zajmuje pół godziny.