Korekty JPK_V7 — co agent AI naprawi, a czego nie zrobi za was

Błędy w JPK_V7 dzielą się na dwa rodzaje. Prawie każda rozmowa o ich automatyzacji skleja te dwa rodzaje w jeden — i stąd bierze się większość nieporozumień.

Pierwszy to plik, który kłóci się sam ze sobą albo z księgami, z których powstał. Faktura sprzedaży z towarem wymagającym kodu GTU, na której tego kodu nie ma. NIP z przestawionymi cyframi. Faktura do paragonu oznaczona FP, którą ktoś dodatkowo zaksięgował jako zwykłą sprzedaż, więc te same 4 000 zł siedzą w pliku dwa razy. Ewidencja i deklaracja, które przestały się zgadzać, bo dokument poprawiono już po wygenerowaniu podsumowania. To są problemy z danymi. Mają jedną poprawną odpowiedź, da się ją wyprowadzić z samych danych, a oprogramowanie dochodzi do niej szybciej i dokładniej niż człowiek przewijający arkusz dwudziestego czwartego.

Drugi rodzaj to plik, który jest całkowicie wiernym zapisem błędnego rozumienia sprawy. Wszystko się spina. Każdy kod przechodzi walidację. A faktura korygująca siedzi w czerwcu, choć dowód uzgodnienia rabatu jest z maja — albo usługa doradcza poszła bez GTU_12, bo na fakturze widnieje „usługi wsparcia" i nikt nie zapytał, co właściwie zostało wykonane.

W danych nie ma żadnej niespójności. Plik i tak jest zły.

Agent usuwa większość pierwszego rodzaju. Drugiego nie tknie. A każdy, kto sugeruje inaczej, sprzedaje wam odpowiedzialność w abonamencie.

Pierwszy rodzaj warto zautomatyzować, tylko nie z powodu kary

Kwota, którą wszyscy powtarzają, to 500 zł za każdy błąd. Jest prawdziwa. Tylko że prawie nikt nie mówi, jak ona faktycznie powstaje — i dlatego połowa biur, z którymi rozmawiam, panikuje, a druga połowa po cichu uznała ją za miejską legendę.

Nie jest naliczana za każdą literówkę i nie działa automatycznie. Dotyczy błędów uniemożliwiających weryfikację prawidłowości transakcji, a realna staje się dopiero wtedy, gdy urząd wysłał wezwanie, a wy przepuściliście czternaście dni bez złożenia korekty i bez wyjaśnienia, że korygować nie ma czego. Kolejność jest więc taka: błąd, pismo, czternaście dni, ewentualnie pieniądze.

Czyli operacyjnym ryzykiem w zabieganym biurze nie jest kara. Jest nim pismo.

Wezwanie przychodzi w sprawie pliku wysłanego w kwietniu, ląduje w skrzynce, do której dostęp mają cztery osoby, a zegar tyka niezależnie od tego, czy ktoś je otworzył. Znam biuro, które zapłaciło dokładnie za jeden błąd i podsumowało to potem tak: „kara plus półtora dnia na odtworzenie, co myśmy właściwie wysłali". Droższa była ta druga połowa.

Dlatego kontrole mechaniczne automatyzuje się nie po to, żeby uniknąć 500 zł. Kontrola uruchomiona trzeciego nie kosztuje nic. Ta sama kontrola dwudziestego czwartego kosztuje was jedyny tydzień, którego nie macie.

Co się naprawdę automatyzuje

Na portfelu czterdziestu klientów i mniej więcej 2 400 dokumentów miesięcznie w tle może chodzić to — bez czekania, aż ktokolwiek o to poprosi:

Spójność kodów i oznaczeń. Każda pozycja sprzedaży, której klasyfikacja implikuje kod GTU, zestawiona z kodem faktycznie nadanym. I odwrotnie, co bywa ciekawsze: kody nadane pozycjom, które ich wcale nie wymagają — tego nie sprawdza praktycznie nikt. Do tego oznaczenia dokumentów po obu stronach, łącznie z fakturami FP, które nie powinny podbijać sum, i dokumentami wewnętrznymi, które powinny mieć WEW, a nie mają.

Duplikaty, tym razem sensownie. Zrobiło się wyraźnie łatwiej, odkąd obowiązek KSeF wszedł w życie: każda faktura ustrukturyzowana ma unikalny numer KSeF, czyli ten pewny klucz, którego wykrywanie duplikatów nigdy wcześniej nie miało. Dawniej dopasowywało się kontrahenta plus kwotę plus datę i przyjmowało fałszywe trafienia jako koszt metody. Dziś powtórzony numer KSeF to fakt, nie heurystyka.

Przypisanie do okresu. Dokumenty z datą w jednym miesiącu, a zaksięgowane w innym, wypisane razem z różnicą w dniach. Nie po to, żeby je przenieść. Po to, żeby ktoś je w ogóle zobaczył. Zazębia się to z tym, jak wygląda zamknięcie, kiedy dokumenty spływają z opóźnieniem — ten sam problem oglądany z drugiej strony.

Arytmetyka wewnętrzna. Ewidencja uzgodniona z deklaracją przed wysyłką, a nie po piśmie z urzędu. Plus kontrole, które mają sens wyłącznie w poprzek klientów: kontrahent występujący u jednego jako dostawca, a u drugiego jako odbiorca, oznaczenia podmiotów powiązanych ustawione dla jednej spółki i pominięte dla jej siostry.

Zegar od wezwania. Pismo odebrane, zarejestrowane, odliczane i widoczne dla więcej niż jednej osoby. Zupełnie nieefektowne. I prawdopodobnie warte więcej niż wszystko powyżej razem wzięte.

Wszystko w trybie „przygotuj i zaalarmuj", zgodnie z zasadą rządzącą każdym agentem, którego buduję dla biur rachunkowych: oprogramowanie przygotowuje i ostrzega, a decyduje i podpisuje konkretna osoba. Przy wdrożeniu na enova365 ustalenia lądują na dokumencie jako atrybuty i notatki, a nie w osobnym panelu, o którego otwarciu trzeba pamiętać.

Sama korekta to najłatwiejsza część

Osoby, które składają korekty rzadko, zwykle się tu dziwią: mechanika korekty JPK_V7 jest banalna. Plik ma część ewidencyjną i deklaracyjną, koryguje się je niezależnie. Zły kod GTU, przekręcony NIP, brakujące oznaczenie — nic z tego nie rusza podatku, więc wysyłacie samą ewidencję, a deklaracja zostaje. Do deklaracji sięgają dopiero korekty zmieniające liczby.

Wygenerowanie takiego pliku to problem rozwiązany. Robi to wasz system. Wkładem agenta jest decyzja, żeby w ogóle sprawdzić — nie umiejętność napisania XML-a.

Trudne jest to, co siedzi wyżej: stwierdzenie, że coś było źle, ustalenie, w którym miesiącu było źle, i rozstrzygnięcie, czy odpowiedzią jest korekta, czy wyjaśnienie. Żadna z tych rzeczy nie jest problemem z danymi.

Pięć decyzji, które zostają u człowieka

Do którego okresu trafia faktura korygująca. Po stronie sprzedaży korekta in minus nie idzie za datą wydrukowaną na dokumencie. Idzie za momentem uzgodnienia nowych warunków i za tym, czy macie dokumentację, która to potwierdza. Bywa nią mail, bywa aneks, a całkiem często rozmowa telefoniczna spisana trzy tygodnie później. Agent pokaże każdą fakturę korygującą i oznaczy te, do których nigdzie w systemie nie znalazł żadnego dokumentu. Nie ustali, kiedy zapadło uzgodnienie.

Czym naprawdę była usługa. GTU_12 obejmuje usługi niematerialne — doradcze, księgowe, prawne, zarządcze, marketingowe, badania rynku, szkoleniowe. A na fakturze przed wami widnieje „usługi wsparcia" albo „obsługa projektu". Czy to było doradztwo, rozstrzyga się na podstawie tego, co faktycznie wykonano, a nie tego, co ktoś wpisał w pole z opisem. Model zgadnie. Zrobi to pewnym siebie tonem. I pomyli się wystarczająco często, żeby miało to znaczenie.

Kto jest z kim powiązany. Oznaczanie podmiotów powiązanych opiera się na siatce relacji, której w większości nie ma w żadnym waszym systemie — więzi rodzinne, nakładające się zarządy, udziały trzymane przez trzeci podmiot. Kiedy ktoś raz tę mapę zbuduje, agent ją utrzyma i będzie stosował konsekwentnie. To akurat realnie działa. Ale sam jej nie odkryje.

Jak odpowiedzieć na wezwanie. Odpowiedź na wezwanie urzędu to czynność reprezentacyjna. Czasem właściwą odpowiedzią jest korekta, a czasem pismo wyjaśniające, że plik jest dobry, a urząd czyta go nie tak. Ta decyzja niesie odpowiedzialność zawodową, a odpowiedzialności nie da się scedować na oprogramowanie.

Czy w ogóle korygować. Nie każdy wykryty błąd jest wart korekty, a ocena istotności — łącznie z tym, co korekta mówi o miesiącach sąsiednich — to dokładnie ta rzecz, za którą płaci się księgowemu.

Jeśli ktoś proponuje wam agenta „obsługującego compliance JPK" bez człowieka przy tych pięciu punktach, propozycja jest nieuczciwa. Ta sama logika dotyczy weryfikacji kontrahenta i rozstrzygania, kiedy split payment jest obowiązkowy: odpytywanie rejestrów się automatyzuje, ocena nie.

Kiedy tego nie budować

Jeśli kontrole JPK miałyby być jedyną rzeczą, którą automatyzujecie — odpuśćcie. Sam przegląd przed wysyłką zajmuje na średnim portfelu jakieś dwie do czterech godzin miesięcznie, już po tym, jak walidacja waszego systemu zrobi swoje. Godziny prawdziwe, irytujące i fatalnie umiejscowione w kalendarzu. Ale to nie jest projekt.

To moduł, nie produkt. Dokładajcie go wtedy, kiedy agent odbierający dokumenty albo uzgadniający wyciągi bankowe już chodzi po waszych danych. Wtedy kontrole JPK kosztują prawie nic ekstra, bo najdroższa część, czyli żywe połączenie z księgami, jest już opłacona. Progi wolumenowe, od których cokolwiek z tego zaczyna mieć sens, rozpisałem w tekście o tym, ile kosztuje agent AI do księgowości. Szerszy obraz tego, co takie agenty AI robią w firmie, opisałem osobno.

Jedna liczba, którą warto zmierzyć najpierw

Weźcie sześć ostatnich miesięcy wysłanych plików i policzcie korekty. Potem podzielcie ten stos na dwa: ile z nich naprawiało coś, co dane mogły pokazać jeszcze przed wysyłką, a ile naprawiało coś, o czym dowiedzieliście się później i od człowieka?

Przeważa pierwsze? Macie problem automatyzacyjny i jest on rozwiązywalny. Przeważa drugie? Żaden agent wam nie pomoże, a dźwignia leży zupełnie gdzie indziej — zwykle w tym, jak szybko dokumenty w ogóle do was docierają.

Większość biur, którym się przyglądałem, zakłada, że jest w drugiej grupie, a wychodzi na to, że jest w pierwszej. Policzenie tego kosztuje niewiele, a rozstrzyga, czy cały ten temat w ogóle was dotyczy.

Chcecie ustalić, w której grupie jesteście i co realnie dałoby się podpiąć pod wasz system? Napiszcie do mnie — zakres ustalamy bezpłatnie, zajmuje to pół godziny.